A különféle projekttel foglalkozó vállalatok vezetői közül sokan úgy tartják, hogy elegendő, ha a projektmenedzsment szemlélet a projektvezetői szinten megtalálható. Pedig a megbízók, azaz a felsővezetők lényegileg meghatározzák a projekt sikerét, főként a projekt indításakor. Emiatt, ha nekik nincs kellő ismeretük a projekt sajátosságaival, kialakításával kapcsolatban, az operatív szintű projektmenedzsment már nem tudja kijavítani a hibákat, legfeljebb jelezni képes azokat. Ezért, az optimális eredmény elérése érdekében nem csak a projektmenedzsereket, hanem a felsővezetőket, és a projekttagokat is képezni kell. A felhasználókat a projekt eredményeinek használatára kell felkészíteni, ami a képzésen kívül az időben történő bevonással valósítható meg.
Gyakran tapasztaljuk, hogy egy projekt ha időben leszállította az elvárt termékeket akkor sikeresnek tekintik. Valójában, ha az egész munka csak az „asztalfióknak" készült és a végeredményét nem használják, akkor ez igazából egy bukott projekt. Egy új informatikai rendszer kialakítása, az új infrastruktúra megalkotása, egy új épület felépítése nem öncélú cselekedet. A siker elengedhetetlen feltétele a projekt eredményét felhasználó érintettek bevonása és felkészítése, mert a projekt csak a felhasználók közreműködésével hasznosulhat, és termelheti meg azt a megbízó által kívánt előnyt, amiért elindította a projektet. Emellett fontos figyelembe venni azt a tényt, hogy a felhasználó számára bármilyen projekt alapvetően változást jelent. A hatékony projektmenedzsment alapkérdése az, hogy miként lesz a felhasználó nyertese, és nem elszenvedője a változásnak. A válasz viszonylag egyszerű: olyan eredményt kell a projekt során létrehozni, amit szívesen használnak a felhasználók.
A projektek szokatlan szervezeti rendszerek, mert a szervezet napi működésével ellentétben horizontális szerveződések. A projekt sikerének alapvető kritériuma, hogy a szervezeti egységeknek horizontálisan kell hatékony együttműködést kialakítaniuk a szervezeten belül. Sok múlik azon, hogy a szervezet munkatársai értsék és ismerjék, mit jelent projektben dolgozni, és miben tér el a projektmunka a normál hierarchiában végzett feladatoktól, mit kell tenni akkor, ha két főnöke van az embernek, és hogyan kell kezelni a konfliktusokat.
Egy érett szervezetben a munkatársak tisztában vannak azzal, hogy miként kell projektben együtt dolgozni, a projektmenedzserek nehézsúlyúak és professzionálisak, a stratégiai vezetők és a megbízók pedig tudják, hogyan kell jól elindítani projekteket, és megfelelően kézben tartani a projektportfoliót.
A sikeres projektmenedzsment megvalósítása érdekében a szervezeten belül demokráciára van szükség. A projektmenedzsment-demokrácia lényege az általános képzés. Ezért a projektmenedzsment tanácsadó csak egyet tud szajkózni: ha a szervezetedben projektekkel akarsz foglalkozni, képezd a projektvezetőt. Ha az akarod, hogy a projektek ne bukjanak meg már az elején, küldd el tréningre a felsővezetőket. És ha még azt is akarod, hogy a projektek sikeresek legyenek, képezd a projekttagokat is.